公告日期：2024-07-16

哈尔滨空调股份有限公司

董事会秘书工作制度

（2024 年 7 月修订）

第一章 总 则

第一条 为进一步提高哈尔滨空调股份有限公司（以下简称“公司”）治理水平，规范公司董事会秘书的选任、履职等工作职责，充分发挥董事会秘书的作用，根据《中华人民共和国公司法》（以下简称）《公司法》）《中华人民共和国证券法》《上海证券交易所股票上市规则》等法律法规和其他规范性文件及《哈尔滨空调股份有限公司章程》（以下简称《公司章程》）的规定，制订本工作制度。

第二条 公司设董事会秘书一名，董事会秘书为公司高级管理人员，由董事会聘任或解聘，对公司和董事会负责。董事会秘书应忠实、勤勉地履行职责。

第三条 董事会秘书是公司与上海证券交易所（以下简称“上交所”）的指定联络人。公司仅授权董事会秘书或代行董事会秘书职责的人员以公司名义办理信息披露、公司治理、股权管理等其相关职责范围内的事务。董事会秘书应遵守法律、行政法规、部门规章和公司章程的有关规定，承担高级管理人员的有关法律责任。

第四条 公司设董事会办公室，董事会办公室为董事会秘书分
管的工作部门。

第二章 董事会秘书的任免

第五条 公司董事会应当在原任董事会秘书离职后三个月内聘任董事会秘书。

第六条 公司董事会秘书应当具备履行职责所必需的财务、管理、法律等专业知识，具有良好的职业道德和个人品质，履行职责所必需的工作经验，并取得上海证券交易所认可的董事会秘书资格证书。具有下列情形之一的人士不得担任公司的董事会秘书：

（一）《公司法》规定不得担任董事会秘书的情形；

（二）最近 3 年受到中国证监会的行政处罚；

（三）最近 3 年受到证券交易所公开谴责或者 3 次以上通报批
评；

（四）被中国证监会采取不得担任上市公司董事会秘书的市场禁入措施，期限尚未届满；

（五）被上海证券交易所公开认定为不适合担任上市公司董事会秘书，期限尚未届满；

（六）公司现任监事；

（七）法律法规、上海证券交易所规定的其他情形 。

第七条 公司聘任董事会秘书后，应当及时公告并向上交所备案，并报送以下材料：

（一）董事会推荐书，包括董事会秘书符合本规则规定的任职条件的说明、现任职务、工作表现、个人品德等内容；

（二）董事会秘书个人简历和学历证明复印件；

（三）董事会秘书聘任书或者相关董事会决议；

（四）董事会秘书的通讯方式，包括办公电话、移动电话、传真、通信地址及专用电子邮箱地址等。

上述有关通讯方式的资料发生变更时，公司应当及时向上交所提交变更后的资料。

第八条 公司解聘董事会秘书应当具备充足的理由，不得无故将其解聘。

第九条 董事会秘书具有下列情形之一的，公司应当自相关事实发生之日起一个月内将其解聘：

（一） 本制度第六条规定的任何一种情形；

（二）连续三个月以上不能履行职责；

（三）在履行职责时出现重大错误或疏漏，给公司、投资者造成重大损失；

（四）违反法律法规、上交所相关规定和公司章程等，给公司、 投资者造成重大损失。

董事会秘书被解聘或者辞职时，公司应当及时向上交所报告，说明原因并公告。

董事会秘书可以就被公司不当解聘或者与辞职有关的情况，向上交所提交个人陈述报告。

第十条 董事会秘书被解聘或辞职离任的，应当接受公司董事会和监事会的离任审查，并办理有关档案文件、具体工作的移交手
续。

董事会秘书辞职后未完成上述报告和公告义务的，或者未完成离任审查、文件和工作移交手续的，仍应承担董事会秘书职责。

第十一条 公司董事会秘书空缺期间，董事会应当及时指定一名董事或者高级管理人员代行董事会秘书的职责并公告，同时尽快确定董事会秘书的人选。公司指定代行董事会秘书职责的人员之前，由公司董事长代行董事会秘书职责。

公司董事会秘书空缺时间超过 3 个月的，董事长应当代行董事会秘书职责，并在 6 个月内完成董事会秘书的聘任工作。

第三章 董事会秘书的履职

第十二条 董事会秘书负责公司信息披露管理事务，包括：

（一）负责公司信息披露事务，协调公司信息披露工作，组织制定公司信息披露事务管理制度，督促公司及相关信息披露义务人遵守信息披露相关规定；

（二）负责投资者关系管理，协调公司与证券监管机构、投资者及实际控制人、中介机构、媒体等之间的信息沟通；

（三）筹备组织董事会会议和股东大会会议，参加股东大会会议、董事会会议、监事会会……
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