公告日期：2023-10-25

哈药集团人民同泰医药股份有限公司

董事会秘书工作制度

第一章 总 则

第一条 为进一步提高哈药集团人民同泰医药股份有限公司（以下简称“公司”）治理水平，完善公司法人治理结构，规范公司董事会秘书的选任、履职等工作职责，根据《中华人民共和国公司法》（以下简称《公司法》）《中华人民共和国证券法》《上海证券交易所股票上市规则》（以下简称《股票上市规则》）等法律法规和其他规范性文件，特制定本制度。

第二条 公司设董事会秘书一名。董事会秘书为公司高级管理人员，对公司和董事会负责，应忠实、勤勉地履行职责。

第三条 公司董事会秘书应当承担法律法规及《公司章程》对公司高级管理人员所要求的义务、享有相应的工作职权。董事会秘书是公司与上海证券交易所（以下简称“上交所”）之间的指定联络人，公司设立董事会办公室作为负责管理信息披露事务的部门，董事会秘书负责分管董事会办公室。

第二章 董事会秘书的任免

第四条 董事会秘书由董事长提名，经董事会聘任或解聘。若原任董事会秘书离职，则董事会应当在原任董事会秘书离职后 3 个月内聘任董事会秘书。

第五条 公司董事会秘书应当具备履行职责所必需的财务、管理、
法律等专业知识，具有良好的职业道德和个人品质，履行职责所必需的工作经验，并取得上海证券交易所认可的董事会秘书资格证书。
具有下列情形之一的人士不得担任公司的董事会秘书：

（一）《公司法》规定不得担任董事会秘书的情形；

（二）最近 3 年受到中国证监会的行政处罚；

（三）最近3年受到证券交易所公开谴责或者3次以上通报批评；
（四）被中国证监会采取不得担任上市公司董事会秘书的市场禁入措施，期限尚未届满；

（五）被上海证券交易所公开认定为不适合担任上市公司董事会秘书，期限尚未届满；

（六）公司现任监事；

（七）法律法规、上海证券交易所规定的其他情形。

第六条 公司聘任董事会秘书后，应当及时公告并向上交所备案，并报送以下材料：

（一）董事会推荐书，包括董事会秘书符合《股票上市规则》等相关规则规定的任职条件的说明、现任职务、工作表现、个人品德等内容；

（二）董事会秘书个人简历和学历证明复印件；

（三）董事会秘书聘任书或者相关董事会决议；

（四）董事会秘书的通讯方式，包括办公电话、移动电话、传真、通信地址及专用电子邮箱地址等。

上海证券交易所自收到有关资料在规定时间未提出异议的，董事
会可以按照法定程序予以聘任。

上述相关通讯方式发生变更时，公司应当及时向上交所提交变更后的资料。

第七条 董事会秘书具有下列情形之一的，公司应当自相关事实发生之日起 1 个月内将其解聘：

（一）本制度第五条规定的任何一种情形；

（二）连续 3 个月以上不能履行职责；

（三）在履行职责时出现重大错误或疏漏，给公司、投资者造成重大损失；

（四）违反法律法规、上海证券交易所相关规定和《公司章程》等，给公司、投资者造成重大损失。

第八条 公司解聘董事会秘书应当具备充分的理由，不得无故将其解聘。

董事会秘书被解聘或辞职时，公司应当及时向上交所报告，说明原因并公告。董事会秘书有权就被公司不当解聘或者与辞职有关的情况，向上交所提交个人陈述报告。

第九条 董事会秘书被解聘或辞职离任的，应当接受公司董事会和监事会的离任审查，并办理有关档案文件、具体工作的移交手续。
董事会秘书辞职后未完成上述报告和公告义务的，或者未完成离任审查、文件和工作移交手续的，仍应承担董事会秘书职责。

第十条 董事会秘书空缺期间，公司董事会应当及时指定一名董事或高级管理人员代行董事会秘书的职责并报上交所报告，同时尽快
确定董事会秘书的人选。

公司董事会未指定代行董事会秘书职责的人员或董事会秘书空缺时间超过 3 个月的，由公司董事长代行董事会秘书职责，并在 6 个月内完成董事会秘书的聘任工作。

第三章 董事会秘书的履职

第十一条 董事会秘书对公司和董事会负责，履行如下职责：

（一）负责公司信息披露事务，协调公司信息披露工作，组织制定公司信息披露事务管理制度，督促公司及相关信息披露义务人遵守信息披露相关规定；

（二）负责投资者关系管理，协调公司与证券监管机构、投资者及实际控制人、中介机构、媒体等之间的信息沟通；

（三）筹备组织董事会会议和股东大会会议，参加股东大会会议、董事会会议、监事会会议及高级管理人员相关会议，负责董事会会议记录工作并签字确认；

（四）负责公司信息披露的……
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